De prijs van je eigen cloud

Veel kleine ondernemingen komen vroeg of laat bij dezelfde vraag uit: waar zetten we onze bestanden, mail, agenda’s en gedeelde documenten neer?

De standaardkeuze is vaak Microsoft 365. Dat is logisch. Het is bekend, relatief goedkoop per gebruiker en bijna iedereen kent Outlook, Word, Excel, Teams en OneDrive.

Toch is Microsoft 365 niet voor iedere organisatie automatisch de beste keuze. Sommige ondernemers willen minder afhankelijk zijn van Big Tech. Anderen willen meer controle over hun data, een eenvoudiger omgeving of gewoon één praktisch aanspreekpunt dat alles voor ze beheert.

Een alternatief kan dan een eigen beheerde omgeving zijn met bijvoorbeeld Nextcloud voor bestanden en samenwerking, gecombineerd met Mailcow voor mail.

Eerder schreef ik al over mijn eerste ervaringen met Nextcloud Hub 26 Spring en Euro-Office. Daarin keek ik vooral naar de technische en praktische kant: hoe Euro-Office binnen Nextcloud AIO beschikbaar kwam, hoe dat zich verhoudt tot Collabora en ONLYOFFICE, en waarom selfhosted office-functionaliteit zo’n belangrijk onderdeel is als je minder afhankelijk wilt worden van Microsoft 365 of Google Workspace.

Dat artikel was vooral geschreven vanuit mijn eigen homelab en testomgeving. In dit artikel kijk ik meer naar de zakelijke kant: wat kost het een onderneming eigenlijk om voor Nextcloud te kiezen in plaats van Microsoft 365? Niet alleen qua licenties of serverkosten, maar ook qua beheer, back-up, support, opslag en verantwoordelijkheid.

Eerst eerlijk zijn: Nextcloud is geen volledige Microsoft 365-vervanger

Nextcloud vervangt niet heel Microsoft 365.

Nextcloud is vooral sterk in:

bestanden opslaan; bestanden synchroniseren; bestanden delen met klanten of collega’s; rechten instellen op mappen; versiebeheer; externe deellinks; eventueel online documenten bewerken via Collabora, ONLYOFFICE of Euro-Office; aanvullende apps zoals agenda, contacten, taken en notities.

Maar Microsoft 365 is veel breder. Daar zitten ook zaken in zoals:

Exchange Online; Outlook-integratie; Teams; SharePoint; Entra ID; Intune; Defender; compliance- en securityfuncties; * volledige Office-desktopapps, afhankelijk van het abonnement.

Voor een organisatie die zwaar werkt met Outlook, Teams, SharePoint, Windows-laptops en Microsoft-beheer is Microsoft 365 meestal gewoon de logische keuze.

Maar niet iedere onderneming gebruikt al die functies.

Veel kleine organisaties gebruiken Microsoft 365 vooral voor:

- mail
- agenda
- bestanden
- documenten delen
- Word en Excel

Voor die groep is het interessant om te kijken naar de echte kosten en de echte behoefte.

Wat kost Microsoft 365?

Microsoft 365 is goedkoop als je puur naar de licentieprijs kijkt.

Op dit moment zitten de zakelijke Microsoft 365-prijzen grofweg in deze richting:

Microsoft 365 Business Basic:
ongeveer €3,80 tot €5,20 per gebruiker per maand, exclusief btw

Microsoft 365 Business Standard:
ongeveer €10,83 per gebruiker per maand, exclusief btw

Microsoft 365 Business Premium:
ongeveer €19,06 per gebruiker per maand, exclusief btw

De exacte prijs hangt af van het abonnement, met of zonder Teams, maandelijkse of jaarlijkse betaling en eventuele prijswijzigingen. Microsoft toont voor Business Basic EEA zonder Teams bijvoorbeeld €3,80 per gebruiker per maand bij jaarlijkse betaling, terwijl Business Standard op €10,83 per gebruiker per maand staat. Business Premium wordt door Microsoft rond €19,06 per gebruiker per maand getoond.

Voor een bedrijf met vijf gebruikers betekent dat ongeveer:

Business Basic:
5 × €3,80 tot €5,20 = ongeveer €19 tot €26 per maand

Business Standard:
5 × €10,83 = ongeveer €54 per maand

Business Premium:
5 × €19,06 = ongeveer €95 per maand

Dat zijn scherpe prijzen. Daar kun je als kleine zelfstandige aanbieder van een beheerde Nextcloud-omgeving niet zomaar onder gaan zitten.

Maar licentiekosten zijn niet hetzelfde als totale IT-kosten.

Wat zit er niet automatisch in die Microsoft-prijs?

Bij Microsoft 365 betaal je voor de dienst en de licenties. Maar daarmee is de omgeving nog niet automatisch goed ingericht.

Een kleine onderneming moet vaak nog steeds nadenken over:

wie richt de tenant in? wie regelt domein en DNS? wie migreert bestaande mail? wie zet MFA goed aan? wie richt gedeelde mailboxen in? wie maakt een nette mappenstructuur? wie bepaalt wie waar toegang toe heeft? wie helpt gebruikers met Outlook, OneDrive of Teams? wie controleert of back-up en herstel geregeld zijn? wie verwijdert oude gebruikers? * wie lost problemen op als synchronisatie stukloopt?

Sommige ondernemers kunnen dat zelf. Veel ondernemers doen het half. En bij een deel blijft het jarenlang rommelig.

Dan is Microsoft 365 goedkoop op papier, maar niet per se goedkoop in beheer.

Wat kost een beheerde Nextcloud-omgeving?

Een beheerde Nextcloud-omgeving werkt anders. Je betaalt niet alleen voor software, maar vooral voor beheer.

Een realistisch klein pakket zou bijvoorbeeld kunnen zijn:

Cloud Start

Voor 1 tot 5 gebruikers
250 GB opslag
eigen Nextcloud-omgeving
dagelijkse backup
updates
monitoring
hulp bij inrichting
best-effort support op werkdagen

Maandbedrag: €99 tot €149
Eenmalige setup: €350 tot €750

Als daar ook mail bij komt via bijvoorbeeld Mailcow:

Cloud + Mail Start

Voor 1 tot 5 gebruikers
250 GB opslag
mailboxen
webmail via SOGo
Nextcloud voor bestanden
dagelijkse backup
updates
monitoring
hulp bij inrichting
best-effort support op werkdagen

Maandbedrag: €149 tot €199
Eenmalige setup: €500 tot €750

Voor vijf gebruikers is dat dus duurder dan Microsoft 365 Business Basic en vaak ook duurder dan Business Standard.

Dat betekent niet automatisch dat het geen waarde heeft. Het betekent wel dat je het niet moet vergelijken als “softwarelicentie versus softwarelicentie”.

De vergelijking is eerder:

Microsoft 365 licenties zonder persoonlijk beheer

versus

een beheerde cloud- en mailomgeving inclusief inrichting, backup, updates en support

Dat is een andere afweging.

Een voorbeeld: onderneming met vijf gebruikers

Stel: een klein kantoor met vijf mensen wil mail, cloudopslag en gedeelde bestanden.

Scenario 1: Microsoft 365 Business Basic

Licenties:
ongeveer €19 tot €26 per maand

Inbegrepen:
- zakelijke mail
- webversies van Office
- OneDrive
- SharePoint
- Teams afhankelijk van gekozen variant
- basisbeheer via Microsoft 365 admin center

Maar inrichting, migratie, support en controle komen daar nog bij als de ondernemer dat niet zelf wil doen.

Scenario 2: Microsoft 365 Business Standard

Licenties:
ongeveer €54 per maand

Inbegrepen:
- zakelijke mail
- desktopversies van Office
- OneDrive
- SharePoint
- Teams afhankelijk van gekozen variant

Dit is voor veel kleine bedrijven de meest logische Microsoft-keuze, vooral omdat Word, Excel, Outlook en PowerPoint als desktopapps inbegrepen zijn.

Scenario 3: Beheerde Nextcloud + Mailcow

Dienst:
ongeveer €149 tot €199 per maand

Inbegrepen:
- eigen cloudomgeving
- mailserver/mailboxen
- webmail
- gedeelde mappen
- externe deellinks
- backup
- updates
- monitoring
- persoonlijk beheer
- hulp bij inrichting

Niet inbegrepen op hetzelfde niveau:

Microsoft Office-desktopapps; Teams; Exchange Online; Entra ID; Intune; SharePoint-integratie; * Microsoft Defender/compliancefuncties.

Voor een bedrijf dat die Microsoft-functies nodig heeft, is Nextcloud dus niet de betere keuze. Voor een bedrijf dat vooral bestanden, mail, delen en support nodig heeft, kan het wel interessant zijn.

De verborgen kosten van Nextcloud

Een eigen cloudomgeving klinkt aantrekkelijk, maar is niet gratis omdat de software open source is.

Er zijn kosten voor:

- servercapaciteit
- opslag
- backupopslag
- monitoring
- updates
- beveiliging
- onderhoud
- support
- documentatie
- restores
- migraties

Vooral opslag wordt vaak onderschat.

Als een klant 1 TB cloudopslag krijgt, moet die data ook geback-upt worden. Met retentie kan 1 TB productiedata in de praktijk meerdere terabytes aan backupruimte betekenen.

Daarom is het onverstandig om Nextcloud-opslag te goedkoop of onbeperkt aan te bieden.

Een gezonde prijsstructuur zou eerder zijn:

Standaard inbegrepen:
100 GB of 250 GB

Extra opslag:
+100 GB voor €10 tot €15 per maand
+500 GB voor €35 tot €50 per maand
1 TB of meer op maatwerkbasis

Niet omdat opslag extreem duur is, maar omdat betrouwbare opslag inclusief backup, monitoring en herstelmogelijkheden nu eenmaal verantwoordelijkheid met zich meebrengt.

De verborgen kosten van Microsoft 365

Microsoft 365 heeft ook verborgen kosten, maar die zitten ergens anders.

Bijvoorbeeld:

inrichting van de tenant; beveiligingsinstellingen; MFA; migratie van oude mail; SharePoint-structuur; rechtenbeheer; beheer van oud-medewerkers; support; extra back-upoplossingen; training van gebruikers; vendor lock-in; prijswijzigingen; * afhankelijkheid van Microsoft.

Voor veel organisaties is dat geen probleem. Microsoft 365 is een sterke en logische keuze.

Maar het is niet hetzelfde als “voor een paar euro per maand is alles geregeld”.

Wanneer is Microsoft 365 financieel logischer?

Microsoft 365 is meestal logischer als een onderneming:

veel met Outlook werkt; Teams gebruikt; Office-desktopapps nodig heeft; intensief met Word/Excel/PowerPoint werkt; Windows-laptops centraal wil beheren; Entra ID of Intune nodig heeft; wil samenwerken met klanten die ook Microsoft gebruiken; zo veel mogelijk standaardisatie wil; * zo laag mogelijke licentiekosten per gebruiker wil.

Voor deze groep is Nextcloud hooguit aanvullend interessant, bijvoorbeeld als apart klantportaal of zelfstandige filesharingomgeving.

Wanneer is Nextcloud financieel interessant?

Nextcloud wordt interessanter als een onderneming:

vooral bestanden veilig wil opslaan en delen; geen zware Microsoft-integratie nodig heeft; minder afhankelijk wil zijn van Big Tech; waarde hecht aan data-eigenaarschap; een vaste beheerder wil; persoonlijke support belangrijker vindt dan het laagste licentiebedrag; met open standaarden wil werken; een eenvoudige omgeving wil zonder Microsoft-complexiteit; * bereid is te betalen voor beheer in plaats van alleen licenties.

Dan is Nextcloud niet goedkoper als softwarepakket, maar mogelijk wel aantrekkelijker als beheerde dienst.

De belangrijkste vraag: wat koop je eigenlijk?

Bij Microsoft 365 koop je vooral:

- licenties
- schaalbaarheid
- integratie
- bekende software
- Microsoft-ecosysteem

Bij een beheerde Nextcloud-omgeving koop je vooral:

- controle
- persoonlijk beheer
- eigen omgeving
- hulp bij inrichting
- backup en herstelafspraken
- minder afhankelijkheid van Big Tech
- eenvoud

Dat zijn verschillende producten.

Daarom is de vraag niet alleen:

> Wat is goedkoper?

Maar vooral:

> Wat heeft deze onderneming echt nodig?

Ruwe kostenvergelijking

Voor vijf gebruikers kan de vergelijking er ongeveer zo uitzien:

Microsoft 365 Business Basic:
± €19 tot €26 per maand exclusief btw
exclusief persoonlijke inrichting/support

Microsoft 365 Business Standard:
± €54 per maand exclusief btw
exclusief persoonlijke inrichting/support

Microsoft 365 Business Premium:
± €95 per maand exclusief btw
exclusief persoonlijke inrichting/support

Beheerde Nextcloud + Mail:
± €149 tot €199 per maand exclusief btw
inclusief beheer, backup, updates en supportafspraken

Setup/migratie:
bij beide routes vaak apart nodig

Puur op maandbedrag wint Microsoft vrijwel altijd.

Op persoonlijk beheer, eenvoud, controle en onafhankelijkheid kan een beheerde Nextcloud-omgeving juist interessant zijn.

Conclusie

Voor de meeste bedrijven is Microsoft 365 de goedkoopste en meest complete standaardkeuze. Zeker als Outlook, Office, Teams en Windows-integratie belangrijk zijn.

Nextcloud is dus geen goedkope één-op-één vervanger voor Microsoft 365.

Maar dat betekent niet dat Nextcloud geen zakelijke waarde heeft.

Voor kleine ondernemingen die vooral behoefte hebben aan veilige cloudopslag, mail, bestanden delen, back-up en persoonlijk beheer kan een beheerde Nextcloud-omgeving juist interessant zijn. Niet omdat het goedkoper is dan Microsoft 365, maar omdat het een andere belofte doet.

Microsoft 365 verkoopt schaal, integratie en standaardisatie.

Nextcloud als beheerde dienst verkoopt controle, eenvoud, persoonlijk beheer en minder afhankelijkheid van Big Tech.

De juiste keuze hangt dus niet alleen af van de prijs per gebruiker, maar vooral van de vraag:

> Wil je maximale Microsoft-functionaliteit voor een lage licentieprijs, of wil je een eenvoudiger beheerde omgeving met meer eigen controle en een vast aanspreekpunt?